Dominique Rodrigues
CTO de NanoCloud
Lorsqu’on évoque les motivations de sa transformation numérique, la diminution des coûts de l’entreprise revient le plus souvent en premier dans les priorités des responsables. Or, les chantiers actuels de passage au Cloud, que l’on soit utilisateur ou producteur de contenus comme un éditeur de logiciels, de par leur complexité, connaissent souvent des dérives budgétaires importantes. Aussi, vaut-il sans doute la peine d’envisager des voies nouvelles, aussi bien en méthodes qu’en technologies, qui valident à l’avance les gains réels du passage au Cloud.
14 janvier 2016, 8h00. Vous avez rendez-vous avec Le Président Directeur Général de votre société, pour un sujet qu’il vous a décrit comme stratégique.
Après les salutations d’usage et un café, il vous fait l’annonce suivante : « Notre entreprise doit aller de l’avant. Elle doit consolider l’existant et gagner de nouvelles parts de marché. Elle doit donc innover, tout en augmentant son efficacité. Pour cela, il est maintenant clair qu’elle doit se baser sur les nouvelles technologies numériques, notamment le Cloud dont nous avons déjà beaucoup parlé, et ce aussi bien pour nos besoins internes que pour la création de nouveaux produits. Il s’agit d’un vaste chantier et il nécessite un architecte. Je vous propose d’assurer cette mission en vous nommant Directeur du Digital, en charge de la Transformation Numérique ».
Pour mener à bien ce projet, il vous rappelle qu’il faudra fédérer aussi bien les Directions en charge des Produits, des Ventes et du Marketing, que la Direction des Systèmes d’Information, le tout en accord avec la Direction Financière.
Et il précise : « Proposez une feuille de route et un plan d’action afin que cette transformation soit rapide, tout en restant dans les clous de notre budget actuel. Mieux, Je serai ravi d’apprendre que vous avez réussi ce chantier tout en nous faisant économiser de l’argent ! ».
Vous avez envie de relever ce défi. Mais avez-vous tous les éléments pour maîtriser l’aspect budgétaire ?
Priorité à la réduction des coûts
Comme chez ce PDG, l’outil numérique est perçu aujourd’hui comme le meilleur levier pour augmenter l’efficacité de l’entreprise, en diminuant ses coûts, ainsi que l’opportunité de se démarquer de ses concurrents.
Notamment, le recours au Cloud, aussi bien pour gérer son infrastructure (IaaS) que pour développer de nouveaux services (PaaS) et proposer/utiliser ses logiciels de façon dématérialisée (SaaS), apparaît comme l’élément indispensable à une stratégie de transformation numérique en vue de diminuer les coûts des sociétés (privées ou publiques).
C’est en tout cas ce qu’il ressort de plusieurs études, comme le récent livre blanc de Sungard1, issu d’entretiens auprès de plus de 400 entreprises européennes (Royaume-Uni, France, Suède, Irlande), dont est extraite la figure suivante, où la perspective d’économies financières est nettement la première priorité.
Motivations initiales des organisations dans l’adoption de services Cloud1 :
C’est également ce que confirme Vincent Baudet, Directeur des Opérations chez Beamap, une filiale de Sopra-Steria spécialisée dans l’accompagnement des grandes sociétés passant au Cloud, dont les clients motivent leur passage au Cloud principalement par une volonté de diminuer leurs coûts informatiques.
« Si la motivation semble légitime, qu’en est-il vraiment dans la réalisation ? Est-on certain de réduire ses coûts ? », vous demandez-vous, maintenant que vous avez été nommé Directeur du Digital et que vous réfléchissez à la meilleure façon de vous y prendre.
Complexité et pièges de la transformation numérique
Coûts imprévus
Car en étudiant le sujet, vous découvrez que bon nombre d’entreprises ont connu des déconvenues, notamment des surcoûts importants par rapport aux estimations initiales.
C’est ainsi que, d’après le livre blanc déjà cité1, « Une écrasante majorité (81 %) d’entreprises au Royaume-Uni, en Irlande, en France et en Suède ont dû faire face à des dépenses imprévues liées au Cloud ».
Dans le détail, les dépenses les plus difficiles à anticiper sont les coûts de personnel qu’il faut former aux nouvelles techniques, les coûts de maintenance interne pendant la phase de transition et l’intégration des nouveaux services dans le système d’information existant.
Réponses des entreprises sur la nature des coûts imprévus du Cloud1 :
Concrêtement, pour ces entreprises, le surcoût moyen de dépenses a été de 445 Keuros par an, depuis 5 ans, à ajouter à un budget moyen annuel de 334 Keuros prévu. Un dépassement donc de plus de 100% depuis plusieurs années, au regard des dépenses qui avaient été provisionnées.
Et ces chiffres moyens peuvent cacher de grandes disparités. Un exemple emblématique est celui de DHL, filiale de Deutsche Post, dont le projet de transformation numérique en 20152 a été un échec et a été arrếté net par la direction de la maison mère, pour arrêter la dérive budgétaire. Dans ce cas, c’est près de 345 millions d’euros qui sont désormais considérés comme une perte sèche par cette société, avec le désagrément supplémentaire de devoir repenser l’intégralité du processus de transformation.
Visibilité des tarifs du Cloud
Avec une vision à plus long terme, c’est aussi l’aspect coût sur lequel s’interroge le CIGREF, dont les réflexions sont accessibles dans un rapport en ligne3.
Dans le cas de l’utilisation de logiciels en mode SaaS, les membres du CIGREF estiment que « les gains sont également difficiles à évaluer par manque d’éléments de comparaison avec un existant » et que « au-delà de 3 ans, les entreprises constatent que la promesse de réduction des coûts devient incertaine et que sur le long terme, l’incertitude sur l’évolution des prix devient un véritable handicap ».
Ce point de vue peut être partagé aussi bien par une entreprise simple utilisatrice de logiciels, qui appréhenderait une dérive des coûts de location des programmes en mode SaaS, que par une société ou un éditeur, qui développent eux-mêmes des logiciels et craindraient aussi un manque de contrôle sur les tarifs d’offres IaaS et PaaS pour héberger leurs produits.
Mais dans les faits, en présence d’une concurrence de plus en plus importante, les tarifs ne font que décroitre. Il suffit, pour s’en convaincre, de voir comment les prix du stockage en ligne ont baissé, aussi bien dans les offres de Google, de Microsoft et de Amazon Web Services, et sont restés constants chez de pure players comme Dropbox ou Box. Le IaaS également ne connait que des baisses de tarif4 depuis plusieurs années.
L’approche incrémentale pour maîtriser son budget
En fait, l’un des sujets les plus complexes, parmi ceux mis en avant dans la figure précédente, est celui de l’intégration des systèmes.
Les coûts de personnel et ceux d’une maintenance interne sont maintenant mieux connus, grâce aux nombreux retours d’expérience. Mais l’intégration est spécifique à chaque société, en fonction de l’existant à porter, du type et du nombre d’applications jugées essentielles. Que l’on soit une grande entreprise ayant un patrimoine applicatif historique de plusieurs centaines d’applications, ou un éditeur de logiciels on-premise, la difficulté du passage au Cloud de ses programmes se situera le plus souvent dans ce domaine.
Après avoir consulté le Département Ventes et Marketing qui souhaite rapidement bénéficier du levier du Cloud, la DSI qui a peu de ressources à mettre à votre disposition, la Direction Financière qui surveille le budget comme le lait sur le feu, vous vous dites qu’il va vous falloir des métriques pour montrer que vous avez une bonne visibilité de la transformation et emporter l’adhésion de toute l’entreprise.
Alors pourquoi ne pas appliquer les nouvelles méthodes incrémentales, comme la méthode Lean5 qui permet de rapidement valider par l’expérience le développement d’un nouveau produit ?
Vous pourriez ainsi monter une équipe réduite, mais multidisciplinaire, fonctionnant en mode agile. Elle pourrait être constituée d’un commercial en tant que propriétaire du produit (product owner), de deux ou trois spécialistes (de la DSI ou de votre département R&D en fonction du coeur de métier de l’entreprise) sur la partie technique/intégration et de vous-même en Scrum6 master. Une personne du marketing pourrait être engagée dans la mesure de l’impact de vos développements, avec des tests auprès de collaborateurs ou de prospects, ou en mesurant le retour de démonstrations qui pourraient être en ligne, dans le Cloud.
Au niveau technique, le principe de la méthode Lean est de partir d’un produit minimal viable (MVP), pour comprendre à peu de frais et rapidement ce qui retient l’attention des utilisateurs.
Mais comment faire quand l’application que vous voulez rendre accessible en mode SaaS est elle-même complexe (couplage de plusieurs modules, utilisation de bases de données, besoin d’accélération graphique matérielle en CAO, entre autres) ?
La meilleure approche, tant pour valider rapidement d’un nouvel attrait (commercial ou pour les besoins internes) de vos applications en mode SaaS, que pour préciser le dimensionnement pour un déploiement dans le Cloud, est certainement de recourir à des technologies de streaming d’applications.
Grâce à ces dernières, vous pouvez réaliser en quelques jours un Proof-Of-Concept (POC) dans le Cloud, sans réécrire une ligne de votre application. En choisissant une solution proposant des statistiques d’utilisation et des mesures des ressources employées, vous obtiendrez aisément des métriques qui seront utiles à la préparation d’un prochain pilote, mais surtout pour bâtir le modèle économique de votre programme en mode SaaS.
Les plus évoluées d’entre elles vous permettent même d’envisager un passage en production, sur tout type de Cloud, avec un effort minimal d’intégration dans votre système, toujours sans réécriture de vos logiciels.
Pas de développements longs, aucune formation nécessaire car le logiciel reste le même pour les utilisateurs tout en étant accessible dans un navigateur, un nouveau levier d’efficacité et/ou de croissance disponible après une validation rapide en mode lean, le tout dans une approche incrémentale offrant une visibilité sur les coûts, ne serait-ce pas la meilleure voie pour remplir votre mission et certainement optimiser le budget de la transformation numérique de votre société ?
Sources :
- Livre blanc : Faire passer la migraine post Cloud
- L’échec d’un projet SAP coûte 345 millions d’euros à DHL (français)
- CIGREF : La réalité du Cloud dans les Grandes Entreprises (français)
- Google vs. AWS Pricing: Google Cuts Are First of 2015 (anglais)
- The Lean startup (anglais)
- Wikipedia: La méthode Scrum (français)