Dans un contexte où plus de 90% des entreprises ont pris le virage de la transformation digitale, le secteur des ressources humaines est fortement impacté. Vous l’avez certainement constaté, les métiers des RH ne s’exercent plus comme avant : nouvelles stratégies RH, nouvelles pratiques, nouveaux outils, etc. Les RH jouent aujourd’hui un rôle central dans la conduite du changement de l’entreprise.
Jusqu’ici, les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) étaient réservés aux grands comptes : projets lourds et complexes, longs et couteux. Ce temps est désormais révolu ! Maintenant, de nouvelles solutions sont à portée de main des PME.
Mais alors, comment réussir la mise en place d’un SIRH ?
Comme tout projet, cela ne s’improvise pas ! Voici 7 clés du succès.
1. Pourquoi mettre en place un SIRH ?
Nous avons identifié quatre raisons principales justifiant la mise en place d’un SIRH dans votre organisation.
- Répondre aux obligations légales : le code du travail se compose de plus de 4000 pages ! Accords d’entreprise, loi Travail, clauses, etc. Votre quotidien est rythmé de questions juridiques et un SIRH permet d’intégrer l’ensemble de ces contraintes légales.
- Structurer les processus RH : la mise en place d’un SIRH permet d’homogénéiser, simplifier et automatiser tous vos processus RH.
- Gagner du temps : un logiciel RH offre la possibilité à chaque salarié d’accéder à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.), les managers peuvent piloter leurs équipes plus facilement grâce aux workflows. Le service des ressources humaines est moins sollicité par les salariés et peut se consacrer à des sujets à plus forte valeur ajoutée.
- Améliorer la productivité de l’entreprise : fini la paperasse ! La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l’entreprise.
2. S’organiser pour réussir
Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. Il faut en premier lieu le sponsor de la direction afin que le projet soit porté par tous. Il est important de former une équipe projet en interne et de prévoir éventuellement un accompagnement externe selon le choix du SIRH. L’équipe projet réunit tous les acteurs du projet : des services RH et financier, jusqu’aux managers. La DSI peut être impliquée au projet, mais le pilotage sera plutôt confié au service RH ou à la DAF.
Il est important aussi d’impliquer et d’informer les instances représentatives du personnel comme le CE, DP ou CHSCT.
Pour mener à bien le projet, il faut se projeter sur sa durée. Etablir un planning est primordial pour allouer le temps nécessaire au projet et pour s’organiser. Il est tout aussi important que le suivi budgétaire.
3. Définir le périmètre du projet
Quel processus souhaitez-vous couvrir ? Allez-vous vous limiter à l’administration du personnel ? Le développement des talents ? Ou encore utiliser un outil support de communication pour tous les salariés ?
Quel est le système d’information existant ? Avez-vous un logiciel de paie ? De comptabilité ? Commandez-vous des titres restaurant ? Comment est établi la BDES ? Etc.
Il est essentiel de se poser la question de la gestion de la paie. Si elle est externalisée – et l’on ne saurait que trop vous le recommander – définissez le processus de paie pour bien paramétrer le logiciel.
Dernier point, faites l’inventaire de vos besoins. Inutile d’établir un cahier des charges trop lourd et fastidieux, une check-list suffit !
4. Se poser les bonnes questions
Pour que votre outil soit efficace et colle parfaitement à vos besoins, il est essentiel de traiter trois critères :
- Premièrement, faites l’inventaire du cadre légal : avez-vous une ou plusieurs conventions collectives ? Des accords-cadres ? Pratiquez-vous le forfait jour ? Accordez-vous des RTT ? Etc.
- Ensuite, faites le point sur les questions opérationnelles en construisant un organigramme : structure matricielle ou pyramidale ? Qui travaille avec qui ? Qui dirige quel service ? Quels sont les processus de validation ?
- Enfin, il est nécessaire de faire un état de lieux des pratiques en entreprise : quels sont les usages ? Il est important de trouver l’équilibre entre les contraintes règlementaires, opérationnelles, les fonctionnalités du SIRH et votre quotidien, la vraie vie des entreprises !
5. Etablir un planning
Comme nous l’avons évoqué plus haut, imposez-vous des deadlines et des objectifs dans le temps. Le projet avancera d’autant plus vite et vous pourrez faire des points d’étapes avec vos équipes sur l’état d’avancement du projet.
6. Choisir un partenaire de confiance
Le choix d’une solution SIRH est engageant pour votre organisation et l’on suppose que vous n’allez pas en changer tous les jours. Il est donc important de bien choisir votre prestataire. Ce dernier est votre partenaire de confiance et vous accompagne tout au long de la mise en place de la solution. Prêtez attention à ce que la solution proposée soit bien en adéquation techniquement avec vos besoins. Vérifiez que votre futur partenaire est fiable en consultant ses références et/ou labélisations par exemple.
Enfin, tenez une grille d’évaluation comparative pour mesurer le coût et le retour sur investissement de chaque solution envisagée.
Attention, le moins cher n’est pas forcément le meilleur !
7. Communiquer
On ne le dira jamais assez, la communication est la clé d’un projet bien mené. Il doit être porté par l’ensemble de l’entreprise et soutenu par la direction. L’adhésion de tous est donc primordiale dans sa réussite. Impliquez vos collaborateurs dès le départ, via une communication interne et informez-les tout au long du projet. Mettez-leur éventuellement à disposition une petite documentation pour une adhésion complète. Et n’oubliez pas, certains collaborateurs sont plus résistants au changement que d’autres, veillez donc à mettre en place un accompagnement du début jusqu’à l’utilisation du logiciel.
Enfin, tenez informées les instances représentatives du personnel si elles n’ont pas été impliquées en amont.
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